Faaliyet raporu 10 adımda nasıl hazırlanır?

1. ADIM Genel Bilgiler:

• Hesap dönemi ve faaliyet konusu.
• Yönetim Mesajı: Yönetim Kurulu Başkanı’nın yazdığı mesaj şirketin faaliyetlerini daha vizyoner bir bakış açısıyla yorumlayan ve geleceğe dair yol haritasının ana hatlarını da verecek şekilde kurgulanmalıdır. Daha büyük şirket gruplarında Genel Müdür’ün de şirket faaliyetlerini anlattığı bir sunuş yazısı olabilir. Bu yazının içeriği daha fazla ‘faaliyet” odaklı olmalı, işin vizyon kısmı Yönetim Kurulu Başkanı ya da CEO’ya bırakılmalıdır.
• Şirketin vizyon, misyon ve kilometre taşları, varsa alınan ödüller.
• Şirketin ticaret unvanı, ticaret sicili numarası ve iletişim bilgileri.
• Organizasyon şeması, sermaye ve ortaklık yapıları, ilgili hesap dönemi içerisindeki değişiklikler.
• Varsa imtiyazlı paylara ve payların oy haklarına ilişkin açıklamalar.
• Yönetim organı ve üst düzey yöneticilere ait bilgiler ile personel sayısına dair bilgiler: Yönetim Kurulu özgeçmişlerinin yalın ve kısa biçimde tek sayfada verilmesi şirketin kurumsallığını yansıtması açısından büyük önem taşır. Ayrıca çalışanların kadın/erkek ve Beyaz yaka/Mavi Yaka olarak belirtilmesi de yine aynı doğrultuda yararlı olacaktır.
• Yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri

1. ADIM Mali Haklar

• Huzur hakkı, ücret, prim, ikramiye, kâr payı gibi mali menfaatlerin toplam tutarları.
• Verilen ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri ile ayni ve nakdi imkânlar, sigortalar ve benzeri teminatların toplam tutarlarına ilişkin bilgiler.

1. ADIM Özet Finansal Bilgiler

Finansal tablolar çok detaylı olduğu için herkesin bunları okuyup anlaması beklenemez. Bu yüzden en fazla iki tam sayfayı geçmeyecek şekilde finansal ve operasyonel özet vermek çok daha pratik ve anlaşılır olacaktır. Bunları unutmayın!

• Finansal durum ile ilgili olarak yönetim organının analizi ve değerlendirmesi
• Geçmiş yıllarla karşılaştırmalı analiz (Satış, Karlılık, Borç/Özkaynak vb.)
• Sermayenin karşılıksız kalıp kalmadığına veya borca batık olup olmadığına ilişkin tespit ve yönetim organı değerlendirmeleri
• Varsa şirketin finansal yapısını iyileştirmek için alınması düşünülen önlemler
• Kâr payı dağıtım politikası ve dağıtılmayacaksa kârın nasıl kullanılacağı

1. ADIM Faaliyetler

Şirketin geçmiş bir yıldaki faaliyetlerini anlatan bu bölümde; iyi bir bir kurgu ile şirketin faaliyetlerinin yatırımcı, hissedar, ortak, tedarikçi ve müşterilere sunduğu katma değer anlatılmalıdır. Bu alanın aynı zamanda şirketin veya kurumun pazarlama iletişiminin önemli bir unsuru olarak kullanılabileceğini hatırlatmakta fayda var. Bunları unutmayın!

• İlgili hesap dönemine ait yatırımlar
• İç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri ile yönetim organının bu konudaki görüşü
• Şirketin iktisap ettiği kendi paylarına ilişkin bilgiler
• İştirakler ve pay oranları
• İlgili hesap dönemine ait özel ya da kamu denetimine ilişkin açıklamalar
• Mali durumu etkileyebilecek davalar ve olası sonuçları
• Mevzuata aykırı uygulamalar nedeniyle uygulanan idari veya adli yaptırımlara ilişkin açıklamalar
• Geçen dönem yazılı olarak konan hedefler varsa ya da ve alınan Genel Kurul kararları varsa, bunlara ulaşıp ulaşılmadığı, ulaşılmadıysa gerekçeleri
• Eğer yapıldıysa olağanüstü genel kurula ilişkin bilgiler
• İlgili hesap dönemine ait bağış ve yardımlar ile sosyal sorumluluk projeleri çerçevesinde yapılan harcamalar
• Şirketler topluluğuna bağlı bir şirketlerde, hâkim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına alınan veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemler
• Bir önceki maddede bahsedilen önlemlerin alınmamasının şirketi zarara uğratıp uğratmadığı şirket zarara uğramışsa bunun denkleştirilip denkleştirilmediği.

1. ADIM Ar-Ge

Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları ile bunların sonuçlarına ilişkin bilgileri içeren bu bölüm şirketin büyüklüğüne göre değişebilir. Şirketin bir hizmet şirketi olması ya da Ar-Ge olarak tanımlanabilecek bir işleminin olmaması durumunda bunu belirtmeniz yeterli olacaktır.

1. ADIM Kurumsal Sosyal Sorumluluk

Eğer şirketinizin topluma katma değer üreten sosyal sorumluluk projeleri varsa bunları da raporda anlatmak faydalı olacaktır. Bu projeler illa ki devasa yatırımlar içermeyebilir. Bir öğrenci okutmak, bir çeşme yaptırmak, bir okula bilgisayar almak, yaşlılar için yardımda bulunmak gibi faaliyetlerin hepsi bu kapsamdadır. Unutmayın! Bunların detaylarını anlatmak gibi bir zorunluluğunuz yok, bu çalışmaların mali kısmını zaten finansal tablolarda göstereceksiniz. Bu kısımdaki detaylar tamamen sizin inisiyatifinizde olacak.

1. ADIM Kurumsal Yönetim

Günümüzde gittikçe daha fazla önem kazanmaya başlayan Kurumsal Yönetim, büyük ölçekli şirketlerde yasal zorunluluklar da içeren ve Kurumsal Yönetim İlkeleri denen kurallar bütünü içerir. KOBi niteliği taşıyan şirketlerin kurumsal yönetim ile ilgili attığı adımlar ve şirketin bu konudaki gelişimine faaliyet raporunda yer vermek bir zorunluluk olmaktan ziyade pazarlama iletişiminin bir unsuru olarak değerlendirilmelidir. Şirketin kurumsal bir yapı arz ediyor olması müşteri, tedarikçi ve tüketicileri şirketiniz ile çalışmaya teşvik edecektir.

1. ADIM Risk Değerlendirmesi

Şirketin büyüklüğüne ve faaliyet alanına göre bir risk değerlendirmesi yazısı hazırlamak gerecektir. Burada riske ait unsurlar varsa bunun finans ve ya muhasebe departmanı tarafından değerlendirilmesi daha doğru olacaktır. KOBİ niteliği taşıyan ve faaliyetleri belirli bir ölçeği geçmeyen şirketlerde risk ile ilgili komiteler olmadığı için bu konu daha çok finans departmanı ve yönetim kurulunun sorumluluk alanındadır.

1. ADIM Diğer hususlar

Faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve ortakların, alacaklıların ve diğer ilgili kişi ve kuruluşların haklarını etkileyebilecek nitelikteki özel önem taşıyan olaylara ilişkin açıklamalar olduysa raporda bunlara da yer verilmelidir.

1. ADIM Finansal Tablolar

Finans tabloların doğru, eksiksiz ve zamanında hazırlanması gerekir. Bunun için hem iç muhasebe sisteminizi hem de hizmet aldığınız finans ya da denetim uzmanını iyi seçin. İç ve dış denetim uyumlu çalışırsa bu konuda başınız ağrımayacaktır.